Protocolo en eventos: organización del acto y post-evento

El protocolo en eventos comprende una serie de reglas de actuación establecidas por norma o costumbre. Aunque la tipología del evento es la que marca el protocolo a seguir, hay una serie de directrices que son comunes en cualquier acto. Por ejemplo, el protocolo de un acto oficial o solemne no será el mismo que el de un evento cuyo público objetivo son niños y niñas de no más de diez años. Sin embargo, comparten ciertas características.

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Fases del protocolo en eventos

Un evento se divide en diversas fases: la organización previa, el evento en sí mismo y el post-evento. Cada una de las partes tiene sus particularidades y, por lo tanto, el protocolo a seguir puede variar. Como hemos mencionado con anterioridad, además, el tipo de evento marca el protocolo a seguir. Por lo tanto, es indispensable consultar las características del evento, informarse sobre los invitados, las actividades que se realizarán, el estatus, etc.

Protocolo previo a la organización del evento

• Fecha y lugar. El emplazamiento será uno de los factores decisivos para diseñar el protocolo del evento. Los actos al aire libre, por ejemplo, suelen tener un estilo más informal; mientras que los eventos que se celebran en salones, congresos u otros lugares similares cobran mayor importancia. El cuanto al horario, es importante ser puntual en el inicio y en la finalización de la ceremonia.
• Invitados. El público que va a asistir al acto determina, en gran medida, el protocolo que se va a llevar a cabo. En el caso de eventos políticos, el protocolo es mucho más formal, pues los asistentes son profesionales con grandes responsabilidades a su cargo, por ejemplo. El diseño de la invitación es de importancia en estos casos.
• Programa de actos. Antes de iniciar el evento, se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que tomarán la palabra, el tiempo de intervención y otros aspectos esenciales. El timming se debe cumplir para que todas las actividades se puedan llevar a cabo sin inconvenientes.
• Infraestructura. La infraestructura y los elementos necesarios para llevar a cabo el evento deben valorarse antes de iniciarlo, nunca después. Es imprescindible planificar todas estas cuestiones con antelación: sistemas de audio y video, atriles, tarimas, material informativo, presentaciones y discursos.

Protocolo durante el acto

Como hemos mencionado con anterioridad, todo lo relativo al evento debe estar planificado y preparado para el acto. Algunos de los elementos que hay que asegurar para garantizar el éxito del evento son los siguientes.

• Anfitrión. La persona responsable del evento debe dar la bienvenida a los asistentes, dirigir el acto y coordinar las actividades y despedir a los invitados cuando el evento finalice, entre otros.
• Comidas. En caso de que el evento incluya comida, cena o aperitivos, estas se deben regir por el protocolo en eventos para banquetes. Hay que valorar diversos aspectos: la distribución de las mesas, la distribución de invitados, la decoración, el tipo de alimentos que se servirán, etc.
• Recepción de los invitados. Los invitados deben convocarse alrededor de una hora como mínimo antes de iniciar el evento. Durante este período de tiempo se les dará la bienvenida y se les informará del lugar que ocuparán en el acto; además de proporcionar material si es necesario: acreditación, dossiers, folletos, etc.

Protocolo al terminar el evento

Existen una serie de directrices y normas básicas de conducta para la fase final del evento. Es aconsejable realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a los participantes. Por otro lado, no está de más enviar una nota de agradecimiento a los asistentes.